7:40Einrichten
Gruppen und Berechtigungen sauber schneiden
Wie ihr Rechte vergebt, ohne dass am Ende alle alles dürfen.
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Einrichten
Dokumente ablegen, die wiedergefunden werden
Ordnerstruktur, Volltextsuche und Markdown direkt in der App.
Beim Abspielen wird eine Verbindung zu YouTube aufgebaut. Vorher lädt die Seite nichts von dort.
Ein Dokument, das niemand findet, ist kein Dokument. Der wichtigste Hebel ist nicht die Ordnerstruktur, sondern die Suche.
Die Suche liest auch in PDFs
Der Suchindex erfasst Dateinamen und den Textinhalt von PDFs. Wer nach einem Begriff sucht, der nur im Fließtext einer Betriebsanweisung steht, findet sie trotzdem. Voraussetzung ist, dass das PDF Text enthält und kein reiner Scan ist.
Flach bleiben
Zwei Ebenen reichen fast immer. Je tiefer die Struktur, desto eher landet eine Datei an einer Stelle, an der sie niemand sucht.
Markdown statt Word
Für Richtlinien, Anleitungen, Checklisten und FAQs lohnt sich Markdown. Diese Dateien werden direkt in der App geschrieben und bearbeitet, formatiert dargestellt und sind über die Suche auffindbar. Kein Download, kein Programm, keine veraltete Version im Umlauf.
Ordner abonnieren
Jeder kann einzelne Ordner abonnieren und wird benachrichtigt, wenn dort etwas Neues liegt. Für den Ordner mit den Schichtplänen ist das sinnvoll, für das Archiv eher nicht.
Erst ansehen,dann entscheiden.
In einer halben Stunde zeigen wir euch die App am lebenden Objekt und rechnen euch aus, was sie bei eurer Größe kostet.